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    合規盡職調查的流程與方法
     

     在企業合規業務中,合規盡職調查是基本方法和必要工具。本文所討論的合規盡職調查,主要是指對目標企業及其員工的經營管理行為是否符合法律法規、政府監管規定、行業準則和企業章程、規章制度以及國際條約、規則等要求進行專項調查,以評估并識別目標企業及其員工因是否存在不合規行為以及所可能引發的法律責任、受到相關處罰、造成經濟或聲譽損失以及其他負面影響的風險。由于反舞弊調查屬于專項合規盡職調查,具備一定的特殊性,限于篇幅,本文暫不進行討論。

    根據前述定義,合規盡職調查的工作目標貫穿于企業經營活動及員工履職行為的各個方面,既包括對企業內部的章程、規章制度的履行情況的核查,也包括對企業外部如法律法規、政府監管規定、行業準則及國際條約、規則的履行及遵守情況的調查。合規盡職調查的目的在于評估并識別目標企業及其員工履行合規業務的情況以及因不合規行為所可能引發的經濟或聲譽風險。
    二、合規業務中合規盡職調查工作的定位與作用
    從整體工作流程上看,企業合規業務大體分為如下幾個工作階段:
    在企業合規業務中應當建立規范的工作流程指引和科學的工作方法,不應當因業務需求相對簡單或者工作人員對問題較為熟悉即在工作開始之初就直奔結論而去,忽略某些工作階段的具體工作,很容易導致工作結論偏頗、疏漏甚至錯誤,以及可能導致在工作結論做出后發現存在問題而返工,大大影響工作效率。
    合規盡職調查階段的工作以識別出目標企業(特定業務)/員工履職工作的風險作為節點,該階段形成的結論為企業合規業務的下一步工作提供基礎。合規盡職調查是企業合規業務的前置性工作,企業合規業務均應以企業合規盡職調查的工作結果為基礎展開。
    部分合規業務中可能不需要出具專門的合規盡職調查報告,但即便對于簡單的合規咨詢業務,其工作內容也應當包括合規盡職調查階段的工作,應當按照合規盡職調查的工作方法窮盡各類核心事實和法律政策規定,最終所交付的工作成果也必然應包括合規盡職調查階段的內容及結論,否則該等工作成果將缺乏必要的依據和支撐。
    因此,合規盡職調查階段的工作方法是否得當、調查是否盡責、能否正確識別風險顯得異常重要,合規盡職調查的結論能否準確地切中要害直接決定了合規業務整體工作的效果甚至成敗。
    三、合規盡職調查的特別要求
    合規盡職調查和典型的法律盡職調查工作既有共性、又有一定區別。
    合規盡職調查在內涵上屬于法律盡職調查的一種,其基本的特點、原則和方法與一般的法律盡職調查相似,具備真實性、全面性、重點性、保密性、合法性、獨立性的特點。
    相對而言,合規盡職調查的重點性更加突出。典型的法律盡職調查中更加注重全面性,一般而言會對目標企業進行地毯式的全面搜集信息,從目標企業的基本信息、資產、財稅到勞動關系、涉訴等方面進行全面的摸底,進而在目標企業的全面性信息中發現并提示相關風險。因此,典型的法律盡職調查工作范圍相對寬泛并且調查的深度相對較淺。而合規盡職調查中更加強調重點性,一般會在合規盡職調查工作開始就有特定的調查目標或者調查范圍,有針對性地對某些合規問題或企業現狀進行專項、深入調查,這就要求律師在調查中要將相關合規問題進行實質性地查明、并給出確定的調查結論。
    其次,合規盡職調查對體系化、標準化、規范性的要求相對更高。隨著國際企業合規標準的建立及快速發展,以及企業合規在我國逐漸受到重視,各行業監管部門陸續出臺了企業風險管理的指引,如銀保監會、證監會陸續出臺對金融行業的合規管理要求、國資委頒布的《中央企業合規管理指引(試行)》、各部委聯合頒布的《企業境外經營合規管理指引》等對于企業合規體系提出了較為明確、規范的要求。相信隨著經濟的發展,該等指引性文件對于合規管理的要求會進一步系統化、更具操作性。這就要求合規盡職調查不應當孤立地看待某類合規問題,應當深刻理解、把握相關規范要求,具備合規管理體系化、標準化、規范性思維。
    四、合規盡職調查的流程
    本部分對于合規盡職調查流程的介紹基于全面規范的合規調查業務展開的,旨在建立系統性、規范性的操作方法和工作指引。實踐中,可以根據所承接的各類業務的特點靈活進行簡化、調整和進一步細化,但筆者建議應當基于各類業務特點在具體工作開展前建立統一的工作流程,即先調整后施行,而非由具體操作人員在個案中對工作流程和階段性工作成果隨意進行刪減、調整。
     
    1
    落實保密工作一般而言,合規盡職調查對于保密性的要求更高,合規盡職調查啟動前一般會與客戶簽訂保密協議。律師事務所應當建立嚴格的保密制度、明確分工、落實保密責任,并且需要根據各項目的特點明確具體的保密要求,對于調查所獲取的資料應當建立文件臺賬、簽署交接記錄、建立工作底檔,并由專人保管。
    該階段的工作文件:保密協議、律所團隊保密工作安排。
    2
    制定調查方案
    調查工作啟動前,需要對調查目標進行初步分析,明確調查工作的范圍,并制定行之有效的調查方案。實踐中,有的項目在調查啟動前,調查目標可能比較籠統和模糊,需要隨著調查的進一步深入開展逐步調整、明確調查目標及工作范圍,對于此類項目,應當盡量明確可能的調查方向。調查工作正式啟動之前,調查方案應當與客戶進行充分溝通,并與客戶取得共識后再展開工作。
    調查方案一般包括:調查目標分析、調查范圍、調查方法、團隊工作分工、調查工作進度安排等。
    該階段的工作文件:調查方案。
    3
    進行初步調查
    此階段應對于目前初步掌握的資料進行研閱,同時對公開信息及法律法規、行業標準等進行檢索,以盡快確定、調整調查方向。
    該階段的工作文件:項目文件清單、法律法規檢索報告、調查方案(更新及調整)。
    4
    出具問題清單
    對于前一工作階段中信息不明確、文件缺失等問題向客戶出具問題清單,協助客戶進行若干輪的信息及文件補充工作,以窮盡客戶所掌握的全部信息及材料。對于客戶提供的書面文件的原始憑證應進行必要的核查,并進行記錄。
    該階段的工作文件:問題清單、文件核查記錄。
    5
    進行人員訪談及外部調查
    基于對客戶提供的書面文件的審閱,對于仍缺失的信息或者尚待驗證的信息,可以視情況組織相關人員訪談。訪談之前應當制作主要問題清單,在訪談時制作訪談筆錄,并由訪談人員簽署。
    如果對于必要的事實,通過客戶提供的書面文件、信息以及人員訪談均無法獲取的,可以通過外部調查的手段進一步搜集。
    至此,事實調查階段的工作完畢。
    該階段的工作文件:訪談問題清單、訪談筆錄、外部調查報告、事實整理報告。
    6
    進行法律檢索、政策及專業咨詢
    根據掌握的事實情況,對相關法律法規進行全面檢索,并形成檢索報告。如有必要,對于相關行業監管態度及政策信息不清楚的,可以向相關政府部門進行咨詢,并制作咨詢記錄,記錄應當載明咨詢的時間、咨詢方式、咨詢人員及溝通過程。
    對于特別疑難重大的項目或者存在一定專業技術壁壘的項目,如有必要可以進一步委托、咨詢專業的中介機構(如會計師、審計師、稅務師、背景調查機構、鑒定機構、專家等)出具專門的咨詢意見。
    該階段的工作文件:法律檢索報告、咨詢記錄、專業意見書。
    7
    出具風險識別清單
    基于前期工作,初步形成調查目標涉及的主要法律問題及風險識別結果,并出具風險識別清單,該清單應包括風險識別內容及初步結論。在與客戶進行充分的溝通及討論后,根據客戶的反饋,對于風險識別清單進行不斷修正和完善。
    該階段的工作文件:風險識別清單。
    8
    出具盡職調查報告
    待風險識別清單確定后,撰寫全面的調查報告,報告應當包括:調查的事實情況及依據、法律法規及政策現狀、存在的合規問題分析及評估。該階段的工作需要就盡職調查報告的內容與客戶進行頻繁的溝通,通過不斷修正內容形成盡職調查報告。
    該階段的工作文件:盡職調查報告。
    五、合規盡職調查的方法
    合規盡職調查工作中,通常采用的調查方法有:
    1
    網絡檢索
    經過近些年我國互聯網及信息化的快速發展,通過公開網絡能夠查詢到的信息越來越多,網絡檢索是重要的獲取信息渠道,調查中應當重點關注并善于利用相關查詢工具。目前通過公開信息可以查詢到企業工商信息、信用、稅務、資產(不動產、知識產權等)、企業資質、資本市場信息、涉訴信息、行政處罰信息、行業信息、輿情信息等,全面的網絡檢索有助于在調查中全面掌握調查目標的情況,并與其他渠道獲得信息進行互相印證。
    2
    文件審查
    文件審查為盡職調查的基本工作方法,也是盡職調查的主要內容。文件審查工作應當建立標準化的工作流程,對于客戶提供的全部文件應當制作文件清單,對于重要的文件應當進行原始憑證的核對。
    3
    人員訪談人員訪談是調查事實的重要手段,是對客戶提供的書面文件及信息的驗證,能夠對相關缺失信息進行有效補充,有助于我們全面掌握背景信息。人員訪談的對象不限于企業雇員,也可以是外部人士(如合作伙伴、供應商等)。人員訪談同樣應當建立標準化的工作流程,對于不同的訪談對象及訪談內容采用不同的訪談方法,同時應制作訪談問題清單及訪談筆錄等。
    4
    外部調差
    外部調查屬于核查事實的一種方法,對于通過客戶提供的書面文件、信息以及人員訪談均無法獲取的必要的事實,可以通過外部調查的手段進一步搜集。比如向政府部門申請調取文件、對于項目進行實地考察走訪、對于外部相關主體進行事實核查等。
    六、小結
    通過以上初步討論,合規盡職調查對于調查的內容、方法及流程均有特別且更高的要求。如果合規盡職調查的工作得當、結論能夠切中要害,勢必對于后續的合規工作形成事半功倍的效果;相反,如果合規盡職調查出現工作紕漏,不僅導致后續的合規工作出現較大偏差,甚至會給客戶經營及律師帶來風險。隨著企業合規業務的不斷發展與成熟,應當將企業合規的理念貫穿在合規盡職調查工作中,而不是不加區分地利用一般盡職調查的流程、方法進行合規盡職調查,或者不進行系統性的合規盡職調查工作即得出結論,應當就合規盡職調查工作形成獨立的、可操作性的操作指引及工作方法,以確保合規盡職調查的工作為合規業務提供重要基礎和有效支撐。
     
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